Dobre rozpoczęcie współpracy ogranicza liczbę dodatkowych pytań i pomaga płynnie przejąć dokumentację. Przed pierwszym spotkaniem warto zebrać podstawowe informacje o firmie oraz dotychczasowym sposobie prowadzenia księgowości.
Podstawowe informacje o działalności
Przygotuj dane rejestrowe firmy, informacje o formie prawnej, zakresie działalności oraz miejscach jej prowadzenia. Ważna jest także informacja, czy firma jest zarejestrowana jako podatnik VAT i czy prowadzi sprzedaż zagraniczną.
Jeżeli działalność korzysta z dodatkowych zezwoleń, dotacji albo rozlicza nietypowe transakcje, poinformuj o tym na początku rozmowy.
Dotychczasowa dokumentacja
Przy zmianie biura ustal, jakie dokumenty zostaną przekazane przez poprzednią księgowość. Zakres może obejmować prowadzone ewidencje, deklaracje, potwierdzenia wysyłki, informacje o środkach trwałych oraz rozrachunkach.
Warto przygotować listę spraw, które pozostają w toku. Mogą to być korekty dokumentów, oczekiwanie na decyzję urzędu albo rozliczenie większej inwestycji.
Dostępy i pełnomocnictwa
Biuro powinno wskazać, jakie dostępy i upoważnienia są potrzebne do realizacji ustalonego zakresu usług. Nie przesyłaj haseł zwykłą wiadomością. Korzystaj z bezpiecznego sposobu przekazywania danych uzgodnionego z biurem.
Sposób przekazywania dokumentów
Ustal jeden podstawowy kanał dostarczania dokumentów. Może to być dedykowany system, zabezpieczony dysk albo przekazywanie dokumentów w biurze.
Wspólnie ustalcie:
- termin przekazywania dokumentów,
- sposób opisywania nietypowych kosztów,
- osobę odpowiedzialną za kontakt,
- sposób zgłaszania spraw pilnych,
- format miesięcznych podsumowań.
Zakres odpowiedzialności
Przed rozpoczęciem współpracy przeczytaj umowę i sprawdź, jakie czynności obejmuje obsługa. Ustal również, które informacje firma musi przekazywać samodzielnie i w jakich terminach.
Jasne zasady od pierwszego miesiąca pozwalają uniknąć nieporozumień i usprawniają codzienną współpracę.