Regularne przekazywanie kompletnych dokumentów ułatwia sprawne prowadzenie księgowości. Dokładny zakres zależy od rodzaju działalności oraz ustalonego sposobu współpracy z biurem.
Dokumenty sprzedażowe
Przygotuj dokumenty dotyczące sprzedaży z danego okresu. Mogą to być faktury wystawione klientom, raporty z kasy fiskalnej oraz zestawienia sprzedaży pochodzące z używanych systemów.
Sprawdź, czy dokumenty mają prawidłowe numery, daty i dane kontrahentów. Jeżeli faktura została poprawiona, przekaż również dokument korygujący.
Dokumenty kosztowe
Do biura należy dostarczyć faktury i inne dokumenty związane z wydatkami firmowymi. Warto od razu opisać mniej oczywiste zakupy oraz wskazać ich związek z prowadzoną działalnością.
Jeżeli dokument dotyczy środka trwałego, leasingu albo zakupu rozliczanego w czasie, poinformuj o tym osobę prowadzącą księgowość.
Operacje na rachunku firmowym
Zakres potrzebnych dokumentów bankowych ustal z biurem. W zależności od sposobu prowadzenia księgowości przydatne mogą być wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty oraz informacje o transakcjach, których nie da się jednoznacznie rozpoznać.
Informacje kadrowe
Jeżeli zatrudniasz pracowników lub współpracowników, przekazuj informacje o nowych umowach, nieobecnościach, urlopach, zmianach wynagrodzenia i zakończeniu współpracy.
Nie odkładaj zgłaszania zmian do momentu przekazania pozostałych dokumentów. Część spraw kadrowych wymaga wcześniejszego przygotowania dokumentacji.
Zdarzenia nietypowe
Poinformuj biuro również o zdarzeniach, dla których nie otrzymujesz zwykłej faktury. Dotyczy to między innymi:
- zawarcia umowy leasingu lub kredytu,
- zakupu albo sprzedaży samochodu,
- rozpoczęcia sprzedaży za granicę,
- otrzymania dotacji,
- zmiany rachunku bankowego,
- rozpoczęcia lub zakończenia zatrudnienia.
Jak uporządkować dokumenty
Najważniejsza jest kompletność i czytelność. Dokumenty elektroniczne zapisuj w ustalonych folderach, a skany wykonuj w sposób pozwalający odczytać całą treść. Nie przesyłaj kilku różnych wersji tego samego dokumentu bez informacji, która z nich jest aktualna.
Termin oraz sposób przekazywania dokumentów powinny być jasno określone na początku współpracy. Dzięki temu firma i biuro pracują według jednego, przewidywalnego schematu.